档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。对于企业来说,从创立初期开始,大到股权变更、融资上市,小到每份合同、每个标书都是重要的具有保存价值的原始记录。随着社会数据化的不断加深,对于企业来说信息化的档案已然成为了企业的重要数据资产,而且是不可弥补的重要数据资产。

       那么,档案对于企业来说有什么用呢?


1 上市必要条件

       2020年4月27日,创业板注册制改革方案向社会公布,此次改革主线:以信息披露为核心的股票发行注册制,提高透明度和真实性。“以信息披露为核心”,意味着企业需要真实、准确、完整地记录企业全维度历史资料和信息,并能够对于来自监管和投资者的交流、质疑实现快速、精准、同口径的响应。

       具体来说,对于企业档案管理的合规性、全面性、时效性、系统性、科学性等方面都提出了更高的要求。如果企业缺失某一阶段的档案,那么企业的档案就缺少完整性,也没有达到全维度历史资料的要求,直接后果就是监管机构让公司补齐资料,时间大大拉长,更严重的后果就是影响上市。


2 融资尽调

       对于中小企业来说,融资的成功与否直接影响着企业是否可以活下去,在融资尽调阶段,经常性的会面临多家投资机构在同一时间段过来要资料,而且每家机构要的档案资料也是不同的,面对大体量的资料库,快速、完整、正确地把档案资料交给投资机构直接影响融资进程以及融资是否成功。有些公司因为缺少某些关键文件,会直接导致融资失败。


3 辅助决策

       作为企业管理者,回顾企业发展不同阶段的业务状况来辅助决策是很有必要的,可以帮助管理者理清企业过去发展路径以及制定未来发展方向,那么不同阶段档案完整的重要性就体现出来了。


4 业务背书

       档案是企业业务发生的重要背书,比如公司与某知名企业达成了合作,这对于公司在接下来业务拓展很有帮助,但是多年后发现遗失了与该知名企业的合同,无法向其他客户证明曾经与该知名企业的合作。这样不仅会使业务方取消与公司的合作,甚至可能质疑公司的专业性以及诚信。


       今年新修订的《中华人民共和国档案法》中明确要求加强档案信息化建设,对于企业来说,档案信息化建设刻不容缓。

来源:知乎&归档云

编辑:SAN

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